یکی از بزرگترین نشتیهای درآمدی در مطبهای پزشکی، سالنهای زیبایی، کلینیکهای دندانپزشکی و دفاتر مشاوره، «کنسلی بدون اطلاع» یا اصطلاحاً No-Show است. میانگین آمار نشان میدهد بین ۱۵٪ تا ۳۰٪ از نوبتهای رزرو شده، به دلیل فراموشی مراجع یا عدم امکان هماهنگی لغو میشوند.
چرا مراجعان نوبت خود را فراموش میکنند؟
در زندگی پرمشغله امروز، فاصله بین زمان رزرو تا روز ویزیت (که گاهی چند روز یا چند هفته است) باعث فراموشی زمان دقیق میشود. اگر یادآوری به صورت دستی انجام شود، مستلزم تماس تلفنی مکرر منشی است که وقتگیر بوده و بسیاری از افراد در ساعات کاری قادر به پاسخگویی به تماس نیستند.
۵ راهکار علمی برای به حداقل رساندن غیبت و کنسلی نوبتها
- ۱. ارسال پیامک تأیید آنی: بلافاصله بعد از ثبت رزرو، پیامک شامل تاریخ، ساعت، نام مرکز و خدمت برای بیمار ارسال شود.
- ۲. پیامک یادآوری ۲۴ ساعت قبل: روز قبل از نوبت، پیامکی به همراه جزئیات برای بیمار برود تا برنامه روز بعد خود را تنظیم کند.
- ۳. پیامک یادآوری نهایی ۲ ساعت قبل: یادآوری آخر در روز مراجعه برای جلوگیری از تاخیر ترافیکی و آمادگی نهایی.
- ۴. امکان لغو یا تغییر آسان نوبت: اگر بیمار نتوانست بیاید، بتواند از طریق چتبات سریعاً نوبت را جابجا کند تا جای خالی به بیمار دیگری داده شود.
- ۵. سیستم ثبت اطلاعات خودکار: ثبت تاریخچه و سوابق مراجعات منظم برای پیگیریهای دورهای (Recall).
نتیجهگیری عددی
پیادهسازی یادآوری چندمرحلهای خودکار در بوفی، میزان کنسلی نوبتهای ثبتشده را تا ۷۰٪ کاهش میدهد و ظرفیت خالی تایمهای کاری پزشک یا متخصص را به صفر نزدیک میکند.